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2019.02.26

Webサイト運用におけるRequeの活用について

Webサイト運用におけるRequeの活用について

こんにちは、ケイです。

弊社では首都圏↔地方で制作を行う国内オフショア(ニアショア)型で主に官公庁様や大企業様・大手広告代理店様向けのWebサイト制作や更新運用業務をさせていただいております。
弊社では大規模で複雑なWebサイトの更新をコンテンツ企画メンバー(クライアント)と制作メンバーが首都圏↔九州と遠隔地レベルで離れているというコミュニケーションが難しい条件の中で、
10年以上、安定して運用業務をこなせている実績があります。


なぜ業務が成立しているか?


そこにRequeを利用している理由があります。
今回はタイトルにもあるようにWebサイト運用におけるRequeの活用についてお話しします。

Webサイトの制作・運用業務の体制や流れについて


Webサイトの運用において通常、運用に関係するメンバーとしては

  • 事業を主体とするクライアントのWeb担当者
  • 制作ディレクター
  • 制作者(デザイナー・ライター・エンジニア・コーダーなど)


が登場します。

Webサイトでの更新は、クライアントの依頼から始まりディレクター・制作者など様々な登場人物が様々な方法でコミュニケーションをとりながらWebサイトの公開まで流れの作業対応を行います。

クライアントの依頼から公開までの作業のコミュニケーションの取り方は、メールや電話などのビジネスに浸透したツールによる連絡が一般的に多いのではないでしょうか?

コンテンツの企画依頼からWebページの公開の流れは

  1. クライアントの担当者から運用会社のディレクターへメールや電話などで依頼連絡
  2. 連絡を受けたディレクターは制作依頼情報(仕様情報)を整理し制作者へ作業依頼
  3. 制作者は仕様情報を確認し作業着手・仕様の不明点は都度ディレクターやクライアント担当者へ確認連絡
  4. 制作者が作業完了後ディレクターへ制作物の確認連絡
  5. ディレクターの確認を完了後クライアントの担当者へ連絡
  6. クライアントの確認・承認がとれたらWebサイトへ公開


という流れになります。


この流れを、通常では電話やメールを使って連絡・調整を遂行していきますが、
電話やメールを使った連絡方法に起因した様々な課題が発生します。

  • クライアント側
    • 電話の場合、営業時間後の急な連絡が必要な際に制作会社に連絡が取れない場合がある
    • 制作関係者の情報が共有されていない場合、ディレクターなど制作側の窓口担当者のみに連絡がいきがちなるため 人数規模の大きい制作PJや運用の場合、情報共有・連絡の手間が増える
  • 制作会社側
    • 依頼時に対応期限や対応範囲などが曖昧な依頼の場合、依頼内容の整理・やりとりに時間がかかってしまう
    • ディレクターが依頼を1次受けする場合、制作開始までの依頼が2段階になるため、ディレクターが休むと作業が滞ってしまう
    • 制作側にディレクター・クライアントとのやり取りが共有されない場合 共有漏れが発生・過去のメールを追って把握するため情報把握が非常に困難
    • 依頼件数が多いと全体の依頼状況が把握しづらい、また依頼状況の管理そのものが大変になる
    • メールのやりとりが多いとメールが埋もれ依頼者↔制作者側で認識の祖語が発生しやすい
    • 外部のパートナーなどと協業した際は連絡方法がより複雑になり共有漏れや重要な情報の伝え漏れが発生しやすい


また継続して運用を行っていくと以下の課題も発生します。

  • クライアント・制作側双方の担当が変わると都度関係者への依頼先の整理・周知が発生する
  • 退職などで急な引継ぎが発生した際に情報の履歴が手元にないため業務の状況が分からなくなる


など様々な進行を阻害する要因・課題をはらんでおり対応するメンバーの人数やWebサイトのページの規模が大きくなればなるほど問題は大きくなります。


これらの課題に着目し課題解決の手段としてRequeを開発しました。

Requeの場合


  • クライアント担当者はRequeにアクセスすればいつでも依頼が可能
  • 期限や制作範囲の情報をあらかじめ用意することで曖昧な依頼を大幅に削減
  • 依頼フォームもシンプルなためシステム操作に詳しくなくとも利用が可能
  • 制作者側もRequeから依頼の状況を一目で把握が可能
  • クライアント担当が依頼時に制作関係者に依頼内容をすぐ共有、ディレクターが不在でも事前に依頼内容を把握できます
  • 作業の完了報告もRequeから行うことで連絡プロセスを削減し依頼から公開までシンプルな連絡プロセスを構築できます
  • 過去の依頼も履歴として残るため、担当者が変わっても過去の依頼背景などを追跡することができるので引継ぎがスムーズになる
  • クラウドサービスを通してコミュニケーションをとるため外部のパートナー企業も加えて情報共有するも可能



Webサイトの制作・運用業務を進めるうえでは、コミュニケーションを密にとることは業務をスムーズに進行する上では必要なことですが、業務に関係するメンバーの情報リテラシーや忙しさの状況など関係メンバーに置かれた様々な状況の中で、メンバー全員がコミュニケーションのルールを定め継続して実施していくことはかなり大変なことです。
Requeではそのコミュニケーションのルールをシステム化しシンプルな依頼ルールのもとで業務遂行することで継続的に安定して業務がこなせるように設計されております。

以上がWebサイト運用におけるRequeの活用についてでした。

運用業務でコミュニケーションのフローで課題を感じている方、一度Requeを使ってみてはいかがでしょうか?

ケイ

クラウドでタスク管理を行うなら Reque

販売事業者名 株式会社 イーダブリュエムファクトリー 英語表記 EWM Factory,Ltd
販売事業者所在地 〒840-0815 佐賀県佐賀市天神3丁目−15−1
メールアドレス reque-support@ewmjapan.com
営業時間 月~金曜日 9:00~18:00(祝日、年末年始等は除く)
URL https://reque.jp/