うさもふ うさもふ
2018.07.05

ワークフローとは?業務を効率化させるポイントってなに!

ワークフローとは?業務を効率化させるポイントってなに!

業務の可視化・改善するための一つとして、ワークフローというものがあります。
そもそもワークフローとは何なのか?ワークフロー化することでのメリットは?などなど
今回はワークフローについてご紹介いたします。

そもそもワークフローとは?

ワークフローとは、企業における一連の業務やりとりの流れのことや、その一連の流れを図式化したもののことを意味します。
まず、業務において一連の作業の流れを図式化します。

さらに各作業のやりとりを記述します。各作業者の関する必要な資料(文章・データ等)が明確になります。
作業全体を見える化することで作業の進捗や問題点を把握できるようになります。

ワークフローのメリット!

・作業のミスを減らす効果がある
・作業がスムーズに進行できる
・作業の進捗が把握しやすくなる
・業務の流れが明確になる
・業務に必要な資料を明確になる
・業務効率化の検討材料になる

例として、社内部品購入申請についてワークフロー作成した前後でどうなるのか挙げてみたいと思います。

作成前

・物品購入申請書はあるが、記入事項がわからず、書類作成に時間がかかる
・申請書を誰に共有するのか明確ではなく、次の工程にすすむのが遅くなる

作成後

・申請書類の作成マニュアルが整備されており、記入事項が明確で書類作成の時間が短縮される
・申請書の共有すべき経路が図式化され、流れに沿った手続きがおこなわれ業務効率化される

このように、ワークフロー作成することで、業務が流れがわかりスムーズに進むようになります。

ワークフローのデジタル化

これまでワークフローの重要性を書かせていただきました。
次にワークフローのデジタル化についてご紹介できればと思います。
多くの企業では、紙文書によるワークフローが運用されていると思います。
まずは紙文書での運用メリット、デメリットについて考えてみます。

紙文書でのワークフローの運用メリット

・手軽に持ち運べる
・承認の証明となりやすい
・比較しやすい
・時系列に綴ることで履歴を確認できる

紙文書でのワークフローの運用デメリット

・保管場所が必要になってくる
・既存の文書の流用ができない
・検索することができない
・整理するのに手間がかかる
・文書の共有に時間がかかる

紙文書といったアナログ管理特有のデメリットがありますね。
より業務を効率化を実現するためにワークフローの良さを活かしつつ、デメリットを補うものとしてワークフローシステムを構築している企業が増えています。

しかし、ワークフローのデジタル化には、注意が必要です。
そのまま、紙文書からデジタル化するだけでは、適切に運用がおこなえません。逆にトラブルとなることがあります。
デジタル化するには、紙文書以上に管理ルールをしっかり整えることが必要です。

また、完全にペーパーレス化するわけではないので、必要な紙文書、無駄に印刷してしまっている書類など切り分けて考える。
共有経路を決める必要がありますが、無駄な承認がないか、承認するための情報が網羅されてるのか改善点を洗い出す。
承認作業などは、特定の承認者へ集中する場合は、複数の共有経路を用意するのか検討する。
などの改善は、紙文書と同様にワークフローシステムでも定期的におこなうのが重要なポイントです。

Reque[リキュー]のワークフロー

依頼管理クラウドサービス「Reque」にも、ワークフローがあります。
依頼タスクの進捗状況はワークフローのステータス確認するだけで把握できるのでチームタスクを管理しやすいです。

また、管理者画面から案件ごとにワークフローのステータス内容を変更することができます。
業務にあわせて、カスタムすることでより便利なワークフローとなります。

Requeは、30日間無料でお試しできます。
自動で決済へ移行することはありませんので安心してご利用ください。

ワークフローを試してみたい方もそうでない方でもご利用いただければ幸いです。