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2018.05.24

知っておきたい!ビジネスメールで添付ファイルを送るときの基本とマナー

知っておきたい!ビジネスメールで添付ファイルを送るときの基本とマナー

 みなさんは、普段の業務でメールに資料を添付してやり取りしてますよね?

 提案書や見積書やカタログ・パンフレットなど様々な資料をメールに添付して送ることが多いと思います。
 普段何気なく行なっているかと思いますが、ファイルを添付してメールを送る場合、ちゃんとマナーを守らないと相手に迷惑となります。最悪の場合、重大なセキュリティ事故となる可能性もあります。

 今回は、大切なメールで添付ファイルを送るときのマナーをご紹介します。

添付ファイルを送るときのビジネスメール本文に書く

添付ファイルがどのようなデータなのか

 メールの本文に添付ファイルの情報が明記されていなければ、受信した相手はどのようなデータか分かりません。
 そのため、本文には添付ファイルについてどのようなデータであるかを受信した相手にわかるように記載します。
 添付忘れを防ぐためにも、添付ファイルについて本文に記載するということを癖をつけておきましょう。

添付ファイルの問い合わせ先

 メールの送信者が添付ファイルの問い合わせ先であるとは限りません。
 そのため、添付ファイルを送るときは、メール本文に添付ファイルに関する問い合わせ先を記載しましょう。
 どこに問い合わせすればよいのかという点をはっきりさせておくと、受信した相手も迷うことがなくなります。

添付ファイルの拡張子を気をつける

 ビジネスメールにファイルを添付する場合、事前に相手のパソコン環境を確認しておきましょう。
 「pdfjpgpngxlsxdocx」など、どの拡張子が最適なのか考えるようにします。

 受信した相手がファイルを開けない拡張子の場合、再度ファイルを整えてメールを送ることになりますので手間が増えてしまいます。

 事前に相手の環境を確認しておくことをオススメします。

添付ファイルのサイズに気をつける

 ビジネスメールのマナーとして、メールに添付可能なファイルサイズがあることを知っておきましょう。

 基本として2つ覚えておきましょう。

・ファイルサイズは3MB以内。超える場合はZIP形式に圧縮

・10MB以上になる場合は、ファイル転送サービス、オンラインストレージを利用


 ファイル転送サービス・オンラインストレージに関しては、送り先によっては、セキュリティ問題で受け付けてもらえるない場合もありますので事前に確認しておきましょう。

添付ファイルのセキュリティに気をつける

 基本となると思いますが、添付ファイルにウイルスが潜んでいないかチェックしてください。

 最近では、メールサービスにウイルススキャンを行ってくれることがありますが、利用しているPCにセキュリティ対策ソフトを入れておくなど日頃からチェックしておきましょう。

 また、ビジネスで重要な情報などを送る場合は、パスワード付きZIP形式にするなど情報漏洩されにくい対策することも大切です。

「Reque」のファイル共有機能が便利です!

 依頼管理クラウドサービス「Reque」では、依頼のやり取りで利用できるファイル共有機能があります。

 メールでは、複数のやり取りをしていると添付ファイルが探しづらいといった悩みがありますが、案件・依頼ごとにファイル一覧もあり、すぐに目的のファイルにたどり着くことができ便利です。

 また、クラウドサービスとなるので相手のメール環境について気にする必要がなく、案件ごとに関係者をメンバーに設定するので、ビジネスメールで起こる送信漏れがなく情報共有がスムーズになります。

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