うさもふ うさもふ
2018.04.09

交代制勤務による業務の引き継ぎ!品質確保の重要性

交代制勤務による業務の引き継ぎ!品質確保の重要性

交代制勤務だと業務の引き継ぎのやり方に悩むことがありますよね。
さらに業務の品質確保も重要になってきます。

そこで今回は、業務の引き継ぎに焦点をあてて書いていきます。

1.引き継ぎが重要な理由

引き継ぎをする理由は、業務で何か変化があったかを情報共有をすることにあります。
ちゃんと引き継ぎしないと、同様のミスが起きたり、業務自体の進捗の出戻りがおこります。

スムーズに業務を進めていくためにしっかりと引き継ぎを行うことが重要なのです。

2.引き継ぐと良い内容

・業務の進捗状況
・業務中に起きた問題や課題
・業務効率化のための改善や変更状況
などを考えて引き継ぎと良いです。
そして、短時間でもれなく情報が伝たわるかが重要です。

双方向のコミュニケーションというのが大切で引き継ぎする側は、限られた時間で質の高い情報を伝えられるか
引き継がれる側は、情報をしっかり受けとるということを意識しましょう。

3.引き継ぎのやり方

・口頭で要点を伝える
・引き継ぎメモやノートに記載する
・メールで内容をやり取りする
が考えられます。

いつ、だれが、どこで、何を、どのようといった5W1Hの視点で伝えましょう。
メンバーがどんなことに注意して業務にあたるべきかをしっかり引き継ぎする必要があります。

4.Requeを使った引き継ぎ運用の利点

Requeで業務の内容をやり取りすることで引き継ぎがスムーズになります。
・ステータスを確認することで進捗がすぐわかる
・業務を管理することで伝達の漏れがなくなる
・ガントチャートでスケジュールを俯瞰的にみることができる
などの利点がありますので短時間で状況を把握するのに役立ちます。

30日無料期間がありますのでぜひ、Requeをお試しください。